Księgowość w nowej firmie – jak się za to zabrać?

Osoby zakładające swoją pierwszą działalność gospodarczą mają w dość krótkim czasie do podjęcia wiele istotnych decyzji. Niektóre dotyczą dostosowania profilu firmy oraz sposobu rozliczeń do aktualnych przepisów. W tym artykule pokrótce omawiamy tego typu kwestie.

Przed osobami otwierającymi firmę prawo państwowe kładzie obowiązek wykonania szeregu określonych czynności. Należą do nich między innymi rejestracja w odpowiednim państwowym rejestrze, dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej jest to CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) natomiast dla osoby zakładającej spółkę KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Warto wiedzieć że o ile wpis do tego pierwszego rejestru jest bezpłatny, to już wpisanie spółki do rejestru KRS jest płatne. Gdy już twoja firma rozpocznie działalność, a jej dane będą już publicznie dostępne w internecie należy spodziewać się nadsyłanych przez naciągaczy rozmaitych pism stylizowanych na urzędowe nakłaniających do dokonania wpisu w różnych rejestrach firm – są to najzwyczajniejsze oszustwa, ponieważ poza wpisem do CEIDG oraz KRS, nie ma żadnego obowiązku do wpisywania się do jakiegokolwiek innego rejestru. Zakładając firmę, należy także zdecydować się na profil firmy, czy będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza czy może któraś ze spółek osobowych lub kapitałowych. Należy także wybrać odpowiednią nazwę firmy (wbrew pozorom też niełatwa sprawa), wybranie typu prowadzonej działalności gospodarczej poprzez dopasowanie najlepiej odpowiadającego PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Oczywiście jedną z niezbędnych do wykonania czynności jest także zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek  oraz wybór rodzaju prowadzonej księgowości.

Niektóre sprawy do załatwienia dla początkującego przedsiębiorcy:

• rejestracja we właściwym rejestrze (CEIDG lub KRS),
• decyzja o rodzaju prowadzonej księgowości,
• zgłoszenie płatnika składek do ZUS,
• wybór PKD.

Na szczęście system w Polsce od kilkunastu lat wychodzi naprzeciw osobom zakładającym jednoosobową działalność gospodarczą umożliwiając załatwienie wszelkich niezbędnych formalności w jednym okienku w lokalnym urzędzie. Dzięki temu formalności związane z zakładaniem nowych firm są ograniczone do niezbędnego minimum.

Czy wynająć biuro rachunkowe?

O ile samych jako takich czynności w formie składania odpowiednich wniosków i zgłoszeń podczas zakładania firmy jest niewiele, o tyle już decyzji do podjęcia jest sporo. Wielu początkującym przedsiębiorcom trudno jest na przykład wybrać odpowiedni rodzaj rozliczeń podatkowych oraz symbole klasyfikujące działalność gospodarczą. Cały proces prawidłowej rejestracji firmy oraz doprowadzenia do momentu, w którym możemy skupić się na jej rozwoju jest dużo łatwiejszy, gdy korzysta się ze wsparcia profesjonalnej kancelarii rachunkowej. Doświadczony księgowy może także doradzić podjęcie różnych kroków, które ułatwią prowadzenie firmy w przyszłości. Rzecz jasna każdy właściciel firmy jest zobowiązany do składania określonych deklaracji podatkowych oraz do uiszczania należnych fiskusowi podatków. Spraw tych dotyczą aktualne przepisy podatkowe. Nieznajomość tych przepisów oczywiście absolutnie nie zwalnia przedsiębiorców z nałożonych przez nie obowiązków.

Podejście do prowadzenia księgowości w firmie jest wśród przedsiębiorców bardzo różne i w dużej mierze zależy ono od istniejącego wkładu finansowego. Niektóre osoby prowadzące działalność gospodarczą decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie – takie rozwiązanie może być rozsądne w przypadku firm, w których miesięcznie rozlicza się bardzo niewiele dokumentów – może to dotyczyć tzw. samozatrudnienia. Z drugiej jednak strony, gdy firma funkcjonuje na wysokich obrotach, realizuje sporo najróżniejszych zamówień, zatrudnia pracowników, oraz rozlicza wiele przeróżnych kosztów, najczęściej konieczne jest skorzystanie z usług zewnętrznej firmy rachunkowej. Zazwyczaj bowiem z punktu widzenia właściciela prężnie rozwijającej się firmy korzystniejsze jest scedowanie rachunkowości na profesjonalistów w tym względzie, by samemu móc skoncentrować się na zarządzaniu firmą.

W kontekście prowadzenia księgowości w firmie i rozliczeń z fiskusem warto także pamiętać, że przepisy regulujące te sprawy nieustannie się zmieniają. Nawet w ciągu ostatnich kilku lat zostały wprowadzone nowe przepisy, których odpowiednia interpretacja bywała trudna nawet dla dysponujących wieloletnim doświadczeniem księgowych.

Jak znaleźć kompetentnego księgowego?

W każdym mieście jest dość spory wybór najróżniejszych kancelarii rachunkowych. Czym kierować się przy wyborze księgowego dla swojej firmy? Możemy po prostu poszukać namiarów na różne firmy w swoim regionie, poprosić o wyceny i warunki współpracy i zdecydować się na najkorzystniejszą ofertę. Najprostszym sposobem na znalezienie takiej firmy jest chociażby wpisanie w wyszukiwarkę internetową słów biuro rachunkowe Warszawa, by natychmiast otrzymać listę najróżniejszych tego typu firm. Z drugiej strony można też kierować się takim tokiem rozumowania: “skoro mam wybrać firmę, z którą zwiążę się abonamentem być może na dziesiątki lat to może jednak lepiej wziąć pod uwagę nie tylko cenę oferty, ale także doświadczenie firmy, jakość komunikacji oraz opinię na lokalnym rynku?” Takie podejście wydaje się być bardzo rozsądnym. Aby znaleźć kancelarię, do której już na początkowym etapie współpracy będziemy mieli zaufanie, warto kierować się opiniami członków rodzinny czy znajomych, którzy tego typu decyzje mają już za sobą.

Artykuł opracowany przy współpracy z agencją seo Nedio.